Consultoría en Gestión y Operaciones

El conocimiento sobre los sistemas de gestión y mejora de procesos

Administración Electrónica

Administración ElectrónicaEl 1 de Octubre de 2016 entró en vigor la Ley 39/2015, también conocida como el Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, cuyo principal objetivo es regular las relaciones existentes entre las Administraciones Públicas y los ciudadanos. Este nuevo texto consolidado incorpora como principales novedades:

  • Administración con cero papel
  • Interconexión de todas las Administraciones
  • Identificación de colectivos obligados a relacionarse electrónicamente con la Administración
  • Uso de medios electrónicos

Se trata pues de un enfoque que viene a modernizar principalmente la gestión municipal ante:

  • La falta de integración entre los sistemas de información ya implantados en los Ayuntamiento.
  • Los servicios electrónicos, principalmente de carácter informativo, sin madurez electrónica (presentación telemática o consulta  del estado  de los expedientes).
  • La alta carga de almacenamiento en papel
  • Los tiempos excesivos en trámites iniciados de forma presencial.
  • La descoordinación entre las unidades tramitadoras, requiriendo al ciudadano, que presente documentación que obra en poder de la Administración.
  • La dispersión procedimental o falta de normalización de cada servicio, que define sus propios flujos de tramitación, fases y tareas, provocando en ocasiones descoordinación entre servicios.
  • El escaso conocimiento y la falta de formación de los empleados sobre las técnicas de Administración Electrónica.
  • La realización de procesos manuales que requieren un alto coste de dedicación por parte de los recursos de la administración y que el panorama tecnológico actual permite automatizar completamente.

Las Administraciones tienen ante sí la oportunidad de atacar este nuevo procedimiento administrativo común desde tres ámbitos distintos:

El ámbito de los procesos: Diseñando y  modelando  los procedimientos de oficio en la Administración, así como los trámites telemáticos que se le ofrece a la ciudadanía. Además de ir adaptando la gestión administrativa de los Ayuntamientos a las novedades introducidas por la Ley 39/2015.

El ámbito electrónico: Incorporando de herramientas internas de gestión  para el mejor desempeño de las tareas municipales, así como la puesta en marcha de Sedes Electrónicas que permitan la usabilidad y conexión del ciudadano y las Administraciones Públicas.

El ámbito Organizativo: Instalación de Oficinas de Asistencia al Ciudadano y elaboración de procesos formativos indispensables para la Gestión del Cambio implícita en un enfoque como el planteado.

OBJETIVOS

El principal objetivo de las Administraciones debe ser la eliminación de papel en las tramitaciones con una transparencia total.

La inclusión de herramientas internas de gestión permite eliminar totalmente la necesidad de utilizar papel, garantizando al 100% la legalidad de los procesos y permitiendo a los entes públicos ser 100% nítidos.

Estas nuevas herramientas traerán consigo una mayor eficacia y eficiencia en la gestión, lo que conllevará un menor tiempo en la realización de los trámites y un mayor número de posibles trámites a realizar. Una vez finalizado el proyecto, toda la documentación se gestionará electrónicamente con total garantía legal y eliminación de papel en la gestión.